o p e n h e i d

voor
Vereniging Milieudefensie

www.kr8.nl/milieudefensie/openheid
> h > conflict > ALV nov-02 > agendap. > moties > ALV organisatorisch

Index

11 Notulen
15 Rond-vragen: schriftelijk antwoord
16 Vaststelling agenda
12 Presidiumtaak

Moties

Ingediend voor ALV 23-11-2002

Deze pagina gaat er vanuit dat u de vergaderstukken bij de hand heeft.

Motie 11: Notulen

Motietekst:
De ALV besluit dat in het vervolg, ingaande deze vergadering, de concept notulen van elke ALV binnen 5 weken opvraagbaar moeten zijn voor alle leden van Milieudefensie.
Bovendien moeten de notulen per e-mail verzonden worden aan alle leden die iets gezegd hebben op de ALV, zodat zij de concept notulen vast kunnen controleren en (voorstellen voor) tekstverbeteringen terugsturen aan het bureau.

Allereerst:
de motie vermeldt per ongeluk 5 i.p.v. 6 weken (zie reglementen-voorstel Art. 5 lid 2).
Ook staat er 'per e-mail' waar had moeten staan: '-zo mogelijk- per e-mail', want niet alle leden beschikken over e-mail.
(Mijn bedoeling met verzenden per e-mail, i.p.v. per post, is de kosten te drukken.)

Ik heb deze motie onder andere ingediend in de hoop dat het bestuur en presidium deze zouden willen steunen en meteen al in praktijk brengen.

Een aantal opmerkingen over het bestuursadvies:

De vergaderstukken voor de komende ALV van 23-11-'02 zijn per e-mail verstuurd via de beveiligde variant van PDF. Hierdoor kan men niet electronisch zoeken in de stukken, of er dingen uit kopiëren. Het is wel mogelijk de stukken als geheel (verder) te verspreiden.
Het gaat hier dus niet om een poging, verregaande verspreiding van de vergaderstukken te voorkomen, maar om een 'motie van wantrouwen' richting de Leden.
Volgens mij is dit ingegeven door een ernstige mate van paranoïa bij de Leiding. In ieder geval lost dit wel het bezwaar op dat het bestuur desondanks toch tegen mijn motie inbrengt: "verspreiding via e-mail kent het risico dat er talloze 'gecorrigeerde' versies gaan circuleren."
Hetgeen mij eveneens paranoïde lijkt.
Het bestuursadvies lijkt mij strijdig met het reglement, zoals dat door het bestuur is voorgesteld. Reglementen-voorstel Art. 5 lid 2 luidt: ... De notulen van de voorgaande ALV worden uiterlijk zes weken na datum elektronisch aan de deelnemers toegezonden, met uitzondering van hen die hebben aangegeven een papieren exemplaar te willen ontvangen, en zijn daarnaast via het VMD bulletin op te vragen.
(Opmerking: De redactie van het ledenbulletin wordt dus reglementair belast met het beschikbaar stellen van notulen aan de leden. )
Het bestuur maakt niet duidelijk hoe die correcties verwerkt kunnen worden op een zinnige manier. Moeten eerst tweehonderd Leden een concept vol fouten ontvangen, en dan tweehonderd Leden een tweede concept, alvorens de notulen worden vastgesteld? En kunnen er ter vergadering dan nog wel correcties worden aangebracht, zoals gebruikelijk? Dan is er na vaststelling van de notulen uiteindelijk nog een derde versie! En moet die correcte versie dan soms ook weer naar de Leden gestuurd worden? Ik snap hier niets van.

De discussie in het bestuur (vergadering 21-10-'02) is wellicht verhelderend:

Nel van D. (voorzitter): de notulen moeten in PDF verstuurd worden, anders kan men er mee rommelen.
Ed van D. (penningmeester): een termijn van 5 weken is te kort. Dan kan het bestuur er niet naar kijken. Zowiezo mogen er geen notulen aan leden worden verspreid die nog niet door de Ledenvergadering zijn goedgekeurd.
Teo W. (algemeen directeur): maar hetgeen we naar de ledenvergadering sturen zijn toch altijd concept notulen?
- Oh ja.
Chris S. (secretaris): Het gevaar, van het bieden van de mogelijkheid om correcties aan te leveren, is dat leden, die achteraf spijt krijgen van wat ze hebben gezegd, wel eens op het idee zouden kunnen komen om middels een 'correctie' achteraf de zaak te vervalsen.

Wel, nu komt de aap uit de mouw! Het valt mij al jaren op, dat fragmenten in discussies op de ALV die voor het bestuur niet zo gunstig zijn, heel anders genotuleerd zijn dan ik me herinner (of helemaal niet).

Gelukkig worden er bandopnamen gemaakt van de ALV's, dus is fraude uitgesloten: als de notulist 'correcties' krijgt die men niet herkent, kan men simpelweg de band beluisteren.

Micha
E-mail: 4vmd-urgent@kr8.nl

Zie ook: correcties op notulen 25 mei 2002

Motie 15: Rondvraag: schriftelijk beantwoorden?

Het bestuur steunt de inhoud van de motie. Hulde!

Aangaande het bestuursadvies:
Ik snap niet waarom het presidium hier over zou moeten beslissen. Een lid stelt in de rondvraag een vraag aan het bestuur. Het bestuur stemt (middels deze motie) toe hierop schriftelijk te willen antwoorden. Moet het presidium dan bepalen of dat mag?
Vreemd. Maar zo ja, dan is een advies van het presidium op zijn plaats.

Motie 16: Vaststellen agenda

`Het Bestuursadvies luidt:`
`Motie wordt ontraden.`	Oh.
`Een rondje 'inventarisatie agendapunten volgende ALV' wordt door het bestuur toegejuicht, ...`	Mooi! Hulde!
`... maar de ALV direct formeel laten beslissen welke punten op de agenda moeten, heeft meerdere nadelen. Ten eerste wordt de speelruimte van het presidium hiermee sterk ingeperkt en daarmee de rol van het presidium om behapbare agenda's te maken ondermijnd.`	De motie zegt niet 'de volgende vergadering' doch 'een volgende vergadering'. Het is aan het presidium om te bekijken welke agendapunten het dringendst zijn, en andere punten door te schuiven naar een latere ALV. (Tenzij de ALV aangeeft een punt zo dringend te vinden dat het op de eerstvolgende ALV behandeld moet worden.)
`Ten tweede is er een risico dat een dergelijke discussie, helemaal aan het eind van de vergadering, als iedereen moe is, veel tijd vergt en niet prettig verloopt.`	Met 'om haar oordeel gevraagd worden' bedoelt de motie: in stemming brengen, niet per se discussiëren. Waarschijnlijk heeft het bestuur dit niet begrepen.

De middels deze motie voorgestelde procedure is dus als volgt:

Tijdens de ALV, gedurende de dag, stellen leden bepaalde agendapunten voor.
Het presidium bekijkt, of zij het zinnig vindt hieraan tijd van de ALV te besteden.
Aan het eind van de dag deelt het presidium haar standpunt(en) hierover mee aan de ALV.
Achten presidium en bestuur bepaalde zaken niet de moeite van behandeling waard, dan zal de ALV zelf het laatste oordeel daarover moeten geven, middels stemming. Of daarvoor eerst discussie nodig is zal blijken, maar ik ben het met het bestuur eens dat het eind van de dag niet een handig moment is. Maar meestal zal discussie niet nodig zijn, en kan men direct stemmen.

Motie 12: presidiumtaak

De motie vraagt zowel bestuur als presidium, aan de ALV te vertellen hoe zij hun taakafbakening hebben geregeld.

`Bestuursadvies: De motie wordt ontraden.`
`De taakverdeling presidium-bestuur is geregeld bij reglement...`	Artikel 5 van de reglementen geeft, als het wordt aangenomen, inderdaad een goede basis voor de omschrijving van de taak van het presidium.
`... en de verdere uitwerking daarvan kan gewoon tussen bestuur en presidium plaatsvinden.`	Inderdaad heeft verdere uitwerking tussen bestuur en presidium plaatsgevonden. Dit is ook op schrift gesteld. Het lijkt me niet meer dan normaal, dat deze uitwerking ook aan de ALV wordt verzonden! Het is rondom verbijsterend, dat het bestuur deze motie ontraadt... Dit betekent, dat het bestuur weigert de ALV mee te delen hoe de vergadering wordt voorbereid.

Opgemerkt dient te worden, dat in de oorspronkelijke voorstellen van het bestuur voor de statutenwijzigingen niet meer geregeld was dan:
"het presidium is belast met het verzenden van de vergaderstukken"
Dat houdt juridisch in: het ter post bezorgen van de stukken.

Ik heb de indruk dat de Leiding ergens voor op de vlucht is. Wat is hier toch aan de hand?

Ik wil graag uw feedback hierover; E-mail: 4vmd-urgent@kr8.nl

Micha Kuiper, 17-11-2002 Verder: moties: ALV Openheid